Оформление графика отпусков (выпуск от 3.12.2015)

График отпусков работодатель может составлять по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, либо по самостоятельно утвержденной форме. Этот вывод подтверждает письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. Поскольку форма графика утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, к графику отпусков должны применяться те же правила, что и к первичным учетным документам.

График отпусков должен быть составлен не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). С учетом положений ст. 123 ТК РФ при создании организации в текущем году на этот год утверждать график отпусков необязательно.

График отпусков – это сводный документ, он оформляется на все подразделения организации на текущий календарный год. В график включаются те отпуска, которые будут предоставляться в этом году. Это могут быть отпуска за текущий и следующий рабочий год.

Отпуска, которые сотрудник не использовал за прошлые годы, также могут указываться. Таким образом, общее количество дней отпуска в графике отпусков может превышать 56 дней.

Пример

Сотрудник работает с 15 августа 2014. В 2014 и 2015 годах он не брал отпуск. Планирует в 2016 году взять неиспользованный отпуск за рабочий год с 15 августа 2014 г. по 14 августа 2015 г. (28 дней), отпуск за рабочий год с 15 августа 2015 г. по 14 августа 2016 г. (28 дней), а также отпуск за рабочий год с 15 августа 2016 г. по 14 августа 2017 г. (28 дней).

Таким образом, в графике отпусков организации на 2016 год у данного сотрудника будет 84 календарных дня.

Указывать в графике отпусков сотрудников, которые трудоустроены после составления графика отпусков, ТК РФ не требует. Однако их можно включать в график путем внесения дополнений (при полном соблюдении общей процедуры утверждения графика отпусков). Но если сотрудник принят на работу до составления графика и в следующем календарном году у него возникнет право на отпуск, его отпуск необходимо указать. Это правило работает, даже если сотрудник находится на испытательном сроке.

Также по общему правилу в график отпусков необходимо включать дополнительные отпуска, в том числе те, которые потом будут заменены денежной компенсацией, – это вытекает из смысла ст. 123 ТК РФ.

Совместителей в график отпусков необходимо включать, так как никаких исключений для них не установлено.

При этом внутренние совместители будут указаны дважды, поскольку в форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, предусмотрено указание должности и подразделения. Что касается внешних совместителей, то либо они принесут справку с основного места работы (выписку из графика) о дате отпуска там, либо работодателю необходимо самому запросить такие сведения у работодателя по основному месту работы. Это требование вытекает из ст. 286 ТК РФ.

Важно: даже если совместитель не отработал 6 месяцев, но идет в отпуск по основному месту работы, его необходимо включить в график отпусков в указанные им сроки.

Лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, подлежат включению в график отпусков, если они планируют выйти на работу в следующем календарном году. В то же время отпуска, на которые имеют право женщины до и после отпуска по беременности и родам, а также после отпуска по уходу за ребенком, нужно включать в график, но при условии, что работник выразил желание его использовать.

При составлении графика отпусков работодатель должен учитывать положения законодательства, а пожелания работников, по мнению проверяющих органов, учитывать необязательно (письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1).

Если есть необходимость установить очередность отпусков (например, использование отпуска летом), то лучше этот порядок закрепить в коллективном договоре и (или) локальном акте.

Женщина, имеющая двух и более детей в возрасте до 12 лет, может выбрать любое удобное время для ежегодного оплачиваемого отпуска (подп. "б" п. 3 постановления ЦК КПСС и Совмина СССР от 22.01.1981 № 235, решение Верховного Суда РФ от 17.06.2014 № АКПИ14-440). Включать этих женщин в график также необходимо, но обязательно нужно учесть их пожелания по датам отпусков.

Порядок утверждения графика отпусков

1. Издать приказ о разработке

Приказ может быть издан в свободной форме, в нем должно содержаться поручение конкретному сотруднику (руководителю определенного отдела) разработать график отпусков с учетом пожеланий сотрудников и требований законодательства.

2. Составить проект и обоснование

При составлении проекта необходимо учесть мнение сотрудников о датах отпуска, хотя законодательство и не требует какой-либо фиксации того, что такое согласие запрашивалось. Лучше это делать письменно, например, по электронной почте. Проект графика должен быть представлен выборному органу первичной профсоюзной организации, если такой есть в организации. Кроме того, к проекту необходимо приложить обоснование. Это требование закреплено в ч. 1 ст. 372 ТК РФдля всех документов, которые отправляются на согласование в профсоюз. В отношении графика отпусков требование на согласование с профсоюзной организацией установлено ст. 123 ТК РФ.

3. Получить мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Формулировка решения может быть следующей:

Пример

Выборный орган первичной профсоюзной организации рассмотрел проект и обоснование. График отпусков соответствует законодательству и может быть принят.

4. Утвердить график приказом и ознакомить с ним сотрудников