Оформление графика отпусков (выпуск от 3.12.2015)

До 17 декабря 2015 года всем работодателям необходимо утвердить график отпусков на 2016 год. Этот документ является обязательным (ст. 123 ТК РФ), его отсутствие грозит привлечением к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере до 50 000 рублей.

Оформление графика отпусков

График отпусков применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков работодатель может составлять по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, либо по самостоятельно утвержденной форме. Этот вывод подтверждает письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. Поскольку форма графика утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, к графику отпусков должны применяться те же правила, что и к первичным учетным документам.

График отпусков должен быть составлен не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). С учетом положений ст. 123 ТК РФ при создании организации в текущем году на этот год утверждать график отпусков необязательно.

График отпусков – это сводный документ, он оформляется на все подразделения организации на текущий календарный год. В график включаются те отпуска, которые будут предоставляться в этом году. Это могут быть отпуска за текущий и следующий рабочий год.

Отпуска, которые сотрудник не использовал за прошлые годы, также могут указываться. Таким образом, общее количество дней отпуска в графике отпусков может превышать 56 дней.

Пример

Сотрудник работает с 15 августа 2014. В 2014 и 2015 годах он не брал отпуск. Планирует в 2016 году взять неиспользованный отпуск за рабочий год с 15 августа 2014 г. по 14 августа 2015 г. (28 дней), отпуск за рабочий год с 15 августа 2015 г. по 14 августа 2016 г. (28 дней), а также отпуск за рабочий год с 15 августа 2016 г. по 14 августа 2017 г. (28 дней).

Таким образом, в графике отпусков организации на 2016 год у данного сотрудника будет 84 календарных дня.

Указывать в графике отпусков сотрудников, которые трудоустроены после составления графика отпусков, ТК РФ не требует. Однако их можно включать в график путем внесения дополнений (при полном соблюдении общей процедуры утверждения графика отпусков). Но если сотрудник принят на работу до составления графика и в следующем календарном году у него возникнет право на отпуск, его отпуск необходимо указать. Это правило работает, даже если сотрудник находится на испытательном сроке.

Также по общему правилу в график отпусков необходимо включать дополнительные отпуска, в том числе те, которые потом будут заменены денежной компенсацией, – это вытекает из смысла ст. 123 ТК РФ.

Совместителей в график отпусков необходимо включать, так как никаких исключений для них не установлено.

При этом внутренние совместители будут указаны дважды, поскольку в форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, предусмотрено указание должности и подразделения. Что касается внешних совместителей, то либо они принесут справку с основного места работы (выписку из графика) о дате отпуска там, либо работодателю необходимо самому запросить такие сведения у работодателя по основному месту работы. Это требование вытекает из ст. 286 ТК РФ.

Важно: даже если совместитель не отработал 6 месяцев, но идет в отпуск по основному месту работы, его необходимо включить в график отпусков в указанные им сроки.

Лица, находящиеся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, подлежат включению в график отпусков, если они планируют выйти на работу в следующем календарном году. В то же время отпуска, на которые имеют право женщины до и после отпуска по беременности и родам, а также после отпуска по уходу за ребенком, нужно включать в график, но при условии, что работник выразил желание его использовать.

При составлении графика отпусков работодатель должен учитывать положения законодательства, а пожелания работников, по мнению проверяющих органов, учитывать необязательно (письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1).

Если есть необходимость установить очередность отпусков (например, использование отпуска летом), то лучше этот порядок закрепить в коллективном договоре и (или) локальном акте.

внимание

Женщина, имеющая двух и более детей в возрасте до 12 лет, может выбрать любое удобное время для ежегодного оплачиваемого отпуска (подп. "б" п. 3 постановления ЦК КПСС и Совмина СССР от 22.01.1981 № 235, решение Верховного Суда РФ от 17.06.2014 № АКПИ14-440). Включать этих женщин в график также необходимо, но обязательно нужно учесть их пожелания по датам отпусков.

Порядок утверждения графика отпусков

1. Издать приказ о разработке

Приказ может быть издан в свободной форме, в нем должно содержаться поручение конкретному сотруднику (руководителю определенного отдела) разработать график отпусков с учетом пожеланий сотрудников и требований законодательства.

2. Составить проект и обоснование

При составлении проекта необходимо учесть мнение сотрудников о датах отпуска, хотя законодательство и не требует какой-либо фиксации того, что такое согласие запрашивалось. Лучше это делать письменно, например, по электронной почте. Проект графика должен быть представлен выборному органу первичной профсоюзной организации, если такой есть в организации. Кроме того, к проекту необходимо приложить обоснование. Это требование закреплено в ч. 1 ст. 372 ТК РФдля всех документов, которые отправляются на согласование в профсоюз. В отношении графика отпусков требование на согласование с профсоюзной организацией установлено ст. 123 ТК РФ.

3. Получить мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Формулировка решения может быть следующей:

Пример

Выборный орган первичной профсоюзной организации рассмотрел проект и обоснование. График отпусков соответствует законодательству и может быть принят.

4. Утвердить график приказом и ознакомить с ним сотрудников

Назад

Яндекс.Метрика
Специализации